امروزه با توجه به رشد سریع تکنولوژی و تاثیر مستقیم آن بر تمامی صنایع و کسب‌و‌کارها، استفاده از نرم‌افزارها و اتوماسیون‌های اداری و سازمانی، می‌تواند به عنوان یکی از اصلی‌ترین رویکردهای توسعه و بهینه‌سازی استراتژی‌ها و فرآیندهای مختلف محسوب شود که به طور مستقیم بر بهره‌وری شرکت‌ها تاثیر داشته، باعث صرفه جویی در زمان و هزینه شده و با جمع آوری و طبقه بندی اطلاعات سازمانی، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می‌کند.
شرکت‌ها و سازمان‌ها تمایل دارند که از بهترین نرم‌افزارها برای انجام کارها و فعالیت‌های خود استفاده کنند، لذا، زمانیکه تصمیم به انتخاب و خرید یک نرم‌افزار ایده آل سازمانی می‌گیرند، پارامترهای مختلفی نظیر کیفیت، سرعت، سازگاری و انعطاف پذیری باید مورد بررسی قرار گرفته و مسائل دیگری مانند قیمت، کارایی، پشتیبانی و امنیت نیز از جمله مواردی هستند که تصمیم‌گیری را برای مدیران سخت می‌کنند (مخصوصا اگر خاطره خوشی از خرید نرم‌افزارهایی که قبلا استفاده کرده اند، در ذهن وجود نداشته باشد).
در دنیای فناوری کنونی، نرم‌افزارها و ابزارهای جدیدی توسعه پیدا می‌کنند و نرم‌افزارها و ابزارهای قدیمی نیز بصورت مستمر به روز می‌شوند تا علاوه بر رفع نواقص، قابلیت‌های جدید نیز به آنها افزوده شود. همین مورد اصلی‌ترین دلیل برای دشواری در انتخاب نرم‌افزار و ابزار مناسب برای کسب‌و‌کارها است.
حال به نظر شما، سازمان‌ها چگونه می‌توانند نرم‌افزاری را انتخاب کنند که مشکلات را حل کند؟ بهترین گزینه‌هایی که باید در انتخاب یک نرم‌افزار در نظر بگیریم چه چیزهایی هستند؟ در این مطلب سعی داریم تا راهکارهایی برای انتخاب یک نرم‌افزار سازمانی ایده آل را شرح داده و مهم‌ترین پارامترهای آن را بررسی کنیم.
پارامترهای اصلی برای انتخاب و خرید یک نرم‌افزار سازمانی:
امنیت
در انتخاب یک نرم‌افزار سازمانی، اولین و ویژه‌ترین معیاری که باید به آن توجه کرد، بحث امنیت است، چرا که این روزها هک شدن سیستم‌ها و از دست رفتن اطلاعات، یکی از چالش‌هایی است که شرکت‌ها با آن سر و کار دارند. بنابراین، باید نرم‌افزاری را انتخاب کنند که با استانداردهای امنیت جهانی تست شده و گواهی نامه‌های مختلف را اخذ کرده است.
یکپارچگی
امروزه شرکت‌ها و سازمان‌ها به دنبال استفاده از محصولات نرم‌افزاری یکپارچه بوده و کمتر از نرم‌افزارهای جزیره‌ای که بصورت جداگانه کارایی دارند، استفاده می‌کنند. با استفاده از نرم‌افزارهای یکپارچه سازمانی، می‌توان به کلیه اطلاعات سازمانی دسترسی داشت، بخش‌ها و واحدهای مختلف را به هم متصل و مرتبط نمود و از دوباره کاری‌ها جلوگیری کرد.
دسترسی تحت وب
تحت وب بودن نرم‌افزار، این امکان را فراهم می‌کند که بتوان بدون نیاز به نصب نرم‌افزار و تنها با استفاده از جستجوگرهای مختلف، در هر مکان و زمانی، عملیات و فرآیندهای سازمانی را به راحتی انجام داد.
کیفیت
یکی از مهم‌ترین مقوله‌های انتخاب یک نرم‌افزار سازمانی، کیفیت آن است که با بررسی مجوزها و استانداردهای لازم انجام می شود. برخورداری از گواهی کنترل کیفیت نرم‌افزار، خیال شرکت‌ها از بسیاری از مسائل فنی راحت می‌کند.
سرعت
یک نرم‌افزار ایده آل سازمانی، می‌بایست این قابلیت را داشته باشد که سرعت کارها را افزایش و زمان انجام آنها را به حداقل ممکن برساند. در غیر اینصورت، استفاده از یک نرم‌افزار با سرعت پایین، کیفیت کارها کاهش یافته و بهره‌وری دچار مشکل می‌شود.
انعطاف‌پذیری
یک نرم‌افزار سازمانی، تا حد امکان باید پارامتریک طراحی شود تا با تنظیمات ساده بتوان آن را متناسب با نیاز و بر اساس خواسته‌‌ها و سلایق سازمان تغییر داد. مطمئن شوید نرم‌افزاری که خریداری می‌کنید آمادگی پوشش این قبیل تغییرات را داشته باشد. امروزه برخی نرم‌افزارها با ابزارهایی مانند فرم ساز، گزارش ساز، طراحی مسیر گردش کار و نامه ساز، توانسته‌اند پاسخگوی بخش عمده‌ای از نیازهای کاربران باشند.
محیط کاربر پسند
با توجه به استفاده مستمر کاربران از سیستم‌های سازمانی، استفاده از نرم‌افزار می‌بایست راحت و بدون پیچیدگی بوده و محیطی زیبا و کاربرپسند داشته باشد تا کاربر بتواند به‌آسانی به منوها و بخش‌های مختلف با طبقه‌بندی مناسب دسترسی داشته باشد.
آموزش و پشتیبانی
معمولا شرکت‌های نرم‌افزاری، نحوه استفاده از محصولات خود را به صورت حضوری و غیرحضوری به تمامی کاربران آموزش خواهند داد، اما نکته مهم این است که در طی کار با نرم‌افزار، ممکن است مشکلات و سؤالات جدیدی مطرح شوند که کاربران نیازمند به دریافت پاسخ آنها هستند. به همین دلیل کیفیت پشتیبانی فنی، سرعت عمل در حل مشکلات و اصلاح نواقص احتمالی و همچنین بروزرسانی و اضافه کزدن ویژگی‌های جدید به نرم افزار، از جمله مواردی است که باید به آن توجه ویژه‌ای داشت.