امروزه با توجه به رشد سریع تکنولوژی و تاثیر مستقیم آن بر تمامی صنایع و کسب‌و‌کارها، استفاده از نرم افزارها و اتوماسیون‌های اداری و سازمانی، می‌تواند به عنوان یکی از اصلی‌ترین رویکردهای توسعه و بهینه‌سازی استراتژی‌ها و فرآیندهای مختلف محسوب شود که به طور مستقیم بر بهره‌وری شرکت‌ها تاثیر داشته، باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه شده و با جمع‌آوری و طبقه‌بندی اطلاعات سازمانی، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می‌کند.
شرکت‌ها و سازمان‌ها تمایل دارند که از بهترین نرم افزارها برای انجام کارها و فعالیت‌های خود استفاده کنند. لذا، زمانیکه تصمیم به انتخاب و خرید یک نرم افزار ایده‌آل سازمانی می‌گیرند، پارامترهای مختلفی نظیر کیفیت، سرعت، سازگاری و انعطاف‌پذیری باید مورد بررسی قرار گرفته و مسائل دیگری مانند قیمت، کارایی، پشتیبانی و امنیت نیز از جمله مواردی هستند که تصمیم‌گیری را برای مدیران سخت می‌کنند (مخصوصاً اگر خاطره خوشی از خرید نرم افزارهایی که قبلاً استفاده کرده‌اند، در ذهن وجود نداشته باشد).
دنیای فناوری امروز و چالش انتخاب نرم افزار
در دنیای فناوری کنونی، نرم افزارها و ابزارهای جدیدی توسعه پیدا می‌کنند و نرم افزارها و ابزارهای قدیمی نیز بصورت مستمر در حال به روز رسانی هستند تا علاوه بر رفع نواقص، قابلیت‌های جدید نیز به آن‌ها افزوده شود. همین مورد اصلی‌ترین دلیل برای دشواری در انتخاب نرم افزار و ابزار مناسب برای کسب‌و‌کارها است.
حال به نظر شما، سازمان‌ها چگونه می‌توانند نرم افزاری را انتخاب کنند که مشکلات را حل کند؟ بهترین گزینه‌هایی که باید در انتخاب یک نرم افزار در نظر بگیریم چه چیزهایی هستند؟ در این مطلب سعی داریم تا راهکارهایی برای انتخاب یک نرم افزار سازمانی ایده‌آل را شرح داده و مهم‌ترین پارامترهای آن را بررسی کنیم.
پارامترهای اصلی برای انتخاب و خرید یک نرم‌افزار سازمانی:
امنیت
در انتخاب یک نرم افزار سازمانی، اولین و ویژه‌ترین معیاری که باید به آن توجه کرد، بحث امنیت است، چرا که این روزها هک شدن سیستم‌ها و از دست رفتن اطلاعات، یکی از چالش‌هایی است که شرکت‌ها با آن سر و کار دارند. بنابراین، باید نرم افزاری را انتخاب کنند که با استانداردهای امنیت جهانی تست شده و گواهینامه‌های مختلف را اخذ کرده است.
یکپارچگی
امروزه شرکت‌ها و سازمان‌ها به دنبال استفاده از محصولات نرم افزاری یکپارچه بوده و کمتر از نرم افزارهای جزیره‌ای که بصورت جداگانه کارایی دارند، استفاده می‌کنند. با استفاده از نرم افزارهای یکپارچه سازمانی، می‌توان به کلیه اطلاعات سازمانی دسترسی داشت، بخش‌ها و واحدهای مختلف را به هم متصل و مرتبط نمود و از دوباره‌کاری‌ها جلوگیری کرد.
دسترسی تحت وب
تحت وب بودن نرم افزار، این امکان را فراهم می‌کند که بتوان بدون نیاز به نصب نرم افزار و تنها با استفاده از جستجوگرهای مختلف، در هر مکان و زمانی، عملیات و فرآیندهای سازمانی را به راحتی انجام داد. این ویژگی به‌خصوص برای کسب‌و‌کارهای بین‌المللی و تیم‌های کاری که در مکان‌های مختلف جغرافیایی قرار دارند بسیار مفید است.
کیفیت
یکی از مهم‌ترین مقوله‌های انتخاب یک نرم افزار سازمانی، کیفیت آن است که با بررسی مجوزها و استانداردهای لازم انجام می‌شود. برخورداری از گواهی کنترل کیفیت نرم افزار، خیال شرکت‌ها از بسیاری از مسائل فنی راحت می‌کند. همچنین، نرم افزاری که کیفیت بالایی دارد، معمولاً دارای عملکرد بهتری است و کمتر باگ‌ها و مشکلات فنی دارد.
سرعت
یک نرم افزار ایده‌آل سازمانی، می‌بایست این قابلیت را داشته باشد که سرعت کارها را افزایش و زمان انجام آن‌ها را به حداقل ممکن برساند. در غیر اینصورت، استفاده از یک نرم افزار با سرعت پایین، کیفیت کارها کاهش یافته و بهره‌وری دچار مشکل می‌شود. همچنین، سرعت بارگذاری و پاسخگویی نرم افزار نیز بسیار مهم است.
سفارشی سازی و انعطاف‌پذیری
یک نرم افزار سازمانی، تا حد امکان باید پارامتریک طراحی شود تا با تنظیمات ساده بتوان آن را متناسب با نیاز و بر اساس خواسته‌‌ها و سلایق سازمان تغییر داد. مطمئن شوید نرم افزاری که خریداری می‌کنید آمادگی پوشش این قبیل تغییرات را داشته باشد. امروزه برخی نرم افزارها با ابزارهایی مانند فرم ساز، گزارش ساز، طراحی مسیر گردش کار و نامه ساز، توانسته‌اند پاسخگوی بخش عمده‌ای از نیازهای کاربران باشند. این انعطاف‌پذیری می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
قابلیت سفارشی‌سازی: نرم افزار باید قابلیت سفارشی‌سازی داشته باشد تا بتواند نیازهای خاص هر سازمان را پوشش دهد. این قابلیت می‌تواند شامل تغییر در رابط کاربری، افزودن یا حذف ماژول‌ها، و تنظیمات پیشرفته باشد.
پارامتریک بودن: نرم افزارهای پارامتریک این امکان را فراهم می‌کنند که کاربران بتوانند تنظیمات مختلف را به راحتی تغییر دهند و فرآیندهای کاری خود را به صورت اختصاصی تنظیم کنند.
ابزارهای اضافی: برخی از نرم افزارها شامل ابزارهای اضافی مانند فرم‌ساز، گزارش‌ساز، و طراحی مسیر گردش کار هستند که به کاربران امکان می‌دهند تا نرم افزار را به بهترین شکل ممکن با نیازهای خود تطبیق دهند.
محیط کاربر پسند
با توجه به استفاده مستمر کاربران از سیستم‌های سازمانی، استفاده از نرم افزار می‌بایست راحت و بدون پیچیدگی بوده و محیطی زیبا و کاربرپسند داشته باشد تا کاربر بتواند به‌آسانی به منوها و بخش‌های مختلف با طبقه‌بندی مناسب دسترسی داشته باشد. یک رابط کاربری خوب می‌تواند تجربه کاربری بهتری ایجاد کرده و از بروز مشکلات و سردرگمی‌های کاربران جلوگیری کند.
آموزش و پشتیبانی
معمولاً شرکت‌های نرم افزاری، نحوه استفاده از محصولات خود را به صورت حضوری و غیرحضوری به تمامی کاربران آموزش خواهند داد. آموزش‌های حضوری ممکن است شامل کلاس‌های آموزشی، کارگاه‌ها و جلسات مشاوره باشد، در حالی که آموزش‌های غیرحضوری می‌تواند شامل ویدیوهای آموزشی، وبینارها، مستندات آنلاین و فایل‌های راهنما باشد. هدف از این آموزش‌ها، اطمینان از این است که تمامی کاربران قادر به استفاده صحیح و بهینه از نرم افزار باشند.
اما نکته مهم این است که در طی کار با نرم افزار، ممکن است مشکلات و سوالات جدیدی مطرح شوند که کاربران نیازمند به دریافت پاسخ آن‌ها هستند. به همین دلیل، کیفیت پشتیبانی فنی بسیار حائز اهمیت است. پشتیبانی فنی شامل موارد زیر می‌شود:
سرعت عمل در حل مشکلات: تیم پشتیبانی باید سریع و مؤثر به مشکلات کاربران پاسخ دهد تا از هرگونه اختلال در عملکرد روزمره جلوگیری شود.
اصلاح نواقص احتمالی: نرم افزارها ممکن است باگ‌ها یا نواقصی داشته باشند که باید به سرعت شناسایی و اصلاح شوند.
بروزرسانی‌ها و افزودن ویژگی‌های جدید: نرم افزار باید به طور مستمر به‌روزرسانی شود تا از لحاظ امنیتی و عملکردی بهینه بماند و قابلیت‌های جدیدی برای پاسخ به نیازهای کاربران اضافه شود.
یکی دیگر از نکات مهم در پشتیبانی، ایجاد یک کانال ارتباطی مؤثر بین کاربران و تیم پشتیبانی است. این کانال می‌تواند شامل تلفن، ایمیل، چت آنلاین و سامانه‌های تیکتینگ باشد. هدف اصلی، فراهم کردن یک راه ارتباطی ساده و مؤثر برای کاربران است تا بتوانند به راحتی مشکلات خود را گزارش دهند و پاسخ‌های لازم را دریافت کنند.
نتیجه‌گیری
در نهایت، انتخاب یک نرم افزار سازمانی مناسب می‌تواند تأثیر زیادی بر بهره‌وری و عملکرد سازمان‌ها داشته باشد. با توجه به مواردی که در این مقاله بررسی شد، امنیت، یکپارچگی، دسترسی تحت وب، کیفیت، سرعت، انعطاف‌پذیری، محیط کاربرپسند، و آموزش و پشتیبانی، از جمله پارامترهای اصلی هستند که باید در انتخاب یک نرم افزار سازمانی مد نظر قرار گیرند.
سازمان‌ها باید با دقت و بررسی دقیق این پارامترها، نرم افزاری را انتخاب کنند که بتواند نیازهای خاص آن‌ها را برآورده سازد و به بهبود فرآیندهای کاری و افزایش بهره‌وری کمک کند. انتخاب یک نرم افزار مناسب نه تنها باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود، بلکه می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا در بازار رقابتی امروز به موفقیت‌های بیشتری دست یابند.
اگر شما نیز قصد دارید تا از نرم افزارهای سازمانی مناسب برای بهبود فرآیندهای کاری خود استفاده کنید، پیشنهاد می‌کنیم با شرکت‌های معتبر و تخصصی در این زمینه مشورت کنید و از تجربه و دانش آن‌ها بهره‌مند شوید. با انتخاب صحیح و استفاده بهینه از نرم افزارهای سازمانی، می‌توانید به تحقق اهداف کسب‌وکاری خود نزدیک‌تر شوید و عملکرد کلی سازمان خود را بهبود بخشید.